Privacy policy

1. Algemeen

Deze policy is van toepassing op de verzameling, het beheer en het gebruik van je gegevens door de VSV. Deze policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van de VSV-website(s). In deze policy lees je onder andere hoe wij met jouw informatie omgaan, hoe en welke informatie wij (kunnen) verzamelen en voor welke doeleinden we die (kunnen) gebruiken. Daarnaast lees je in dit document informatie over hoe je inzage in je gegevens kunt krijgen en hoe je je gegevens kunt (laten) wijzigen of verwijderen.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Onder persoonsgegevens verstaan we de gegevens die op je als identificeerbare natuurlijke persoon betrekking hebben. De persoonsgegevens die de VSV verzamelt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die je zelf invoert via de verschillende pagina’s van onze website(s) en die wij verkrijgen door je gebruik van onze website(s) en/of onze producten en/of diensten. Meer informatie over het verzamelen van gegevens via onze website(s) vind je in onze cookie policy. Verder gaat het ook over de persoonsgegevens die je ons overmaakt via andere kanalen zoals onder andere per telefoon, via antwoordformulieren, contractdocumenten en dergelijke meer. Tot slot verzamelen we ook gegevens via externe kanalen zoals adressenbeheerders, om actief nieuwe doelgroepen te kunnen bereiken. Met deze mensen nemen we vervolgens contact op, waarna zij de mogelijkheid krijgen om hun gegevens na te kijken, te verbeteren, te wijzigen of ze niet meer te laten gebruiken.

3. Waarom en hoe verzamelen we deze gegevens?

In de eerste plaats gebruiken wij je persoonsgegevens voor de uitvoering en afhandeling van je contact(en) en overeenkomsten met de VSV (inschrijving voor en deelname aan opleidingen of projecten, bestelling van materialen, enzovoort). Daarnaast kunnen wij je persoonsgegevens gebruiken om je te informeren over onze (nieuwe) producten en diensten, promoties en speciale acties waarvan wij denken dat die je kunnen interesseren. Alle gegevens die wij verzamelen kunnen met elkaar gecombineerd worden om onze producten en diensten, promoties en speciale acties beter af te stemmen op je persoonlijke behoeften. Verder kunnen wij je persoonsgegevens gebruiken om onze producten en diensten, promoties en speciale acties op te volgen, te evalueren en blijvend te verbeteren, onder andere in het kader van algemene of specifieke marktonderzoeken. Tot slot kunnen we je gegevens ook voor statistische doeleinden gebruiken. Hierbij geldt dat we niet alle gegevens altijd voor dezelfde doeleinden verwerken. Sommige gegevens bewaren we bijvoorbeeld alleen voor facturatie en om een gevraagde dienst te leveren, terwijl we andere gegevens gebruiken om het gebruik van onze websites te analyseren en te verbeteren.

Je krijgt altijd de vrije keuze om je gegevens al dan niet op te geven. We informeren je daarbij steeds duidelijk op voorhand en voor welk doel je je gegevens opgeeft. Wij houden je gegevens nauwkeurig en accuraat bij, en niet langer dan noodzakelijk voor het vermelde doel, rekening houdend met onze behoefte om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen, diensten te verbeteren en nieuwe diensten aan te bieden, en de wettelijke voorschriften na te leven. Dat betekent dat we je persoonsgegevens na je laatste interactie met de VSV gedurende een redelijke periode kunnen bijhouden. Wanneer de persoonsgegevens die we verzamelen niet langer vereist zijn, zullen we deze op een veilige manier vernietigen of verwijderen. Als je e-mails ontvangt omdat je je daarvoor hebt aangemeld, zoals bij digitale nieuwsbrieven, dan blijf je die ontvangen totdat je zich hiervoor afmeldt. Transactiegegevens (gegevens met betrekking tot de koop/verkoop van een product) moeten in veel gevallen om fiscale redenen langer worden bewaard.

Op een aantal websites (onder meer www.verkeersouders.be, www.vsvvrijwilligers.be) voorzien wij toegang tot bepaalde gegevens via een persoonlijk account of profiel. Op die manier proberen we het gebruik van onze diensten verder te vergemakkelijken.

Wij handhaven te allen tijde een beveiligingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens dat gezien de stand van de techniek voldoende is om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen. Denk hierbij aan zowel technische- als organisatorische maatregelen (zoals encryptie van gegevens, toegangscontrole tot onze locaties, en beperkte groep van medewerkers die toegang hebben tot de gegevens, enzovoorts).

4. Verzameling en gebruik van gegevens van minderjarigen

De VSV verzamelt ook gegevens van leerlingen die deelnemen aan educatieve projecten. Daarbij gaat het ook over gegevens van minderjarigen. De leerlingen bezorgen ons die gegevens niet rechtstreeks. Dat verloopt via de verantwoordelijke leerkracht van de school. Van die leerlingen verzamelen we gegevens zoals naam, leeftijd, geslacht, naam van de klas en resultaten op toetsen of praktijkexamens die de leerlingen afleggen. We verzamelen van hen geen contactgegevens als telefoonnummer of e-mailadres. Deze gegevens worden niet aan derden doorgegeven, hetzij voor wetenschappelijk onderzoek. In dat geval worden de gegevens geanonimiseerd.

5. Beeldmateriaal

1.    Georganiseerde foto- en videoshoots

Portretfoto’s en georganiseerde foto- en videoshoots in opdracht van de VSV gebruiken we enkel in onze eigen communicatiemiddelen met toestemming van de geportretteerden. Deze toestemming is aantoonbaar, bijvoorbeeld met een ingevuld GDPR-formulier of via e-mail. We maken aan de geportretteerden duidelijk voor welke media we het beeldmateriaal zullen gebruiken (online, drukwerk, sociale media) en hoe lang we dit bewaren. We delen het beeldmateriaal enkel met derden na uitdrukkelijke toestemming van de geportretteerden. De geportretteerde heeft het recht om de toestemming voor het gebruik van de foto/video op elk moment weer in te trekken via info@vsv.be . 

2.    Congressen, opleidingen, acties en evenementen

Op onze congressen, opleidingen, acties en evenementen kan er beeldmateriaal gemaakt worden. Dit beeldmateriaal kunnen we digitaal, op sociale media en in drukwerk gebruiken voor educatieve, promotionele en informatieve doeleinden. Door je in te schrijven voor het evenement, geef je hier toestemming voor. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat we ter plaatse maken. 

Als je niet herkenbaar in beeld wil komen, kan je dat duidelijk maken door een sticker op je naametiket te kleven. Die vind je aan het onthaal. Je kan dit ook melden aan de fotograaf. Wil je je toestemming achteraf intrekken? Neem dan contact op met info@vsv.be . 

6. Wat zijn uw rechten?

Je beschikt ook over een aantal rechten met betrekking tot deze gegevens. Zo heb je een kosteloos recht op inzage, correctie en schrapping van je gegevens. Je kan ook verzet aantekenen tegen het combineren van je persoonsgegevens tot een profiel. Tot slot kan je ons ook vragen om je gegevens die in ons bezit zijn digitaal te bezorgen. Om deze rechten uit te oefenen, moet je een duidelijk schriftelijk verzoek (brief of e-mail) richten aan de VSV via de algemene contactgegevens waarin duidelijk staat wat je wenst te weten, te corrigeren, te wissen of te ontvangen. Indien je geen nieuwsbrieven of informatie over onze producten en diensten wilt ontvangen, kan je je op elk moment, zonder motivatie en kosteloos uitschrijven. Je kan dat doen door contact op te nemen via onze algemene contactgegevens of door in de promotiemailings of digitale nieuwsbrieven te klikken op de uitschrijflink.

Met deze policy proberen wij je duidelijkheid en transparantie te bieden. Heb je desondanks nog vragen over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, dan kan je contact opnemen met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming: Wim Robberechts – wim.robberechts@vsv.be – 015 44 32 66.

7. Beheer van uw gegevens

Je persoonsgegevens worden verzameld en beheerd door de VSV, Stationsstraat 110, 2800 Mechelen. Binnen de VSV zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben. Je gegevens kunnen ook worden verzameld en verwerkt door onze verwerkers. Dat zijn de firma’s die in onze opdracht onze databases en websites beheren en/of hosten. Zij hebben enkel toegang tot de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak. Op eenvoudig verzoek kan je een overzicht krijgen van deze verwerkers.

8. Overdracht aan derde partijen

Op geen enkel moment verkopen of verhuren we je gegevens aan externe organisaties, ondernemingen of personen. We beschouwen je gegevens als vertrouwelijke informatie. Bij sommige initiatieven bieden we je bij inschrijving wel de mogelijkheid om op de hoogte te blijven van acties van een of meerdere van de externe partners van dat initiatief. In dat geval moet je daar je expliciete toestemming voor geven.

Voor een aantal initiatieven doen wij ook een beroep op een externe verwerker. De externe verwerker beheert dan een database die gelinkt is aan de VSV-database. De externe verwerker verbindt er zich toe om de gegevens vertrouwelijk en op een veilige manier te behandelen, volledig in overeenstemming met deze policy. We leggen dit ook steeds contractueel vast met deze verwerkers. Zo zal deze verwerker je gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten je gegevens gewist worden van zodra die verwerker de opdracht heeft voltooid.